Il calendario digitale: come gestire le visite in cantina - Wine Suite Academy

Il calendario digitale: come gestire le visite in cantina

15 minuti

Gestire le visite in cantina in maniera ottimale è una bella sfida.

Che significa aprire le porte ai turisti/visitatori? La prima cosa che viene in mente è sicuramente la gestione delle prenotazioni, dei pagamenti, ma forse anche il dover far coincidere le visite con le altre attività dell’azienda.

In questo articolo potrai scoprire come eseguire tali attività in maniera efficiente risparmiando tempo e risorse.

Verso la digitalizzazione delle visite in cantina

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Le attività citate sopra, fanno spesso parte di un processo lungo, difficile da organizzare e talvolta noioso da portare avanti. 

Ma allora, come gestire le visite in cantina in maniera ottimale?

digitalizzare le cantine italiane

Per fortuna al giorno d’oggi ci sono sempre più strumenti che ci forniscono un aiuto in questa direzione. La digitalizzazione ci offre infatti molte vie per automatizzare queste attività, rendendole più veloci e facili da gestire.

Automatizzare le mansioni da svolgere in cantina significa anche:

  • sincronizzare le varie attività in agenda
  • promuovere le attività su vari canali
  • dare più scelta ai clienti
  • modificare facilmente le proprie disponibilità

Oggi esistono soluzioni che permettono di sincronizzare in modo automatico e real-time le tariffe, le disponibilità, e altre informazioni utili sui vari portali, ma anche sul proprio sito web, offrendo così una più alta efficacia nella gestione delle prenotazioni. Questi strumenti sono utilizzati già da molto tempo da numerose strutture ricettive per facilitare la gestione dei loro canali di vendita.

Ma cosa succede nel mondo dell’enoturismo? Cosa vuol dire gestire l’attività enoturistica in cantina?

Per prendere le prenotazioni la maggior parte delle cantine usa ancora dei mezzi “tradizionali” come il telefono o le mail, limitando le opzioni di pagamento ad un’unica possibilità: il pagamento in cantina. Come vedremo in seguito, questa modalità risulta essere poco vantaggiosa e talvolta anche controproducente. 

come gestire le visite in cantina

Leggi l’articolo sui trend dell’enoturismo e scopri come è cambiata la vendita di esperienze enoturistiche nel 2020.

Pre digitale: processo di prenotazione tradizionale

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Un processo di prenotazione tipico prevede diversi step:

  • La prenotazione del cliente

Un cliente vuole visitare la tua cantina e degustare i vini e, guardando sul tuo sito web, l’unico modo per prenotare una degustazione è chiamandoti. Quindi decide di telefonarti. Che succede se sei momentaneamente occupato o non hai il telefono con te? Ci sarà una seconda telefonata?

Probabilmente sì, ma c’è il rischio concreto che diventi un’opportunità persa. 

prenotazioni telefoniche per le cantine da sostituire con prenotazioni online semplici e veloci

  • La conferma della prenotazione

Hai accettato la prenotazione. Ora occorre inserirla nel calendario tenendo a mente gli altri impegni che hai preso e i turni del personale.

Ma quanto sarebbe facile avere un unico calendario in cui sono sincronizzate tutte le tue attività, consultabile ovunque, anche da “mobile”?

  • L’esperienza

È arrivato il giorno dell’esperienza. Il tuo cliente non ha ricevuto alcun promemoria e non ha ancora pagato, quindi c’è il rischio concreto che non si presenti.

Non sarebbe comodo ricevere il pagamento online anticipato e avere un sistema di prenotazione automatizzato?

In questo modo si potrebbe eliminare il rischio dei no-show.

  • Post esperienza

Il cliente ha visitato la tua cantina e ha anche acquistato dei vini. Come farlo diventare un cliente ricorrente? Occorrerebbe raccogliere i suoi dati e fidelizzarlo, ma manualmente si tratta di un processo complesso e lungo.

Non sarebbe utile automatizzarlo in modo tale da sfruttare i dati per mandare delle comunicazioni mirate?

Grazie ad una comunicazione personalizzata infatti, esiste una maggiore probabilità che il cliente da occasionale diventi abituale.

Digitale: una gestione delle visite in cantina più efficiente

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Se prima il processo di prenotazione era quello descritto sopra, attualmente sempre più cantine si stanno orientando verso dei sistemi di prenotazione e pagamento online.

In particolare, si implementano dei processi digitalizzati per i seguenti motivi:

  • risparmiare tempo
  • eliminare il problema dei no-show
  • avere un calendario digitale sempre sincronizzato e raggiungibile in ogni momento
  • far prenotare le esperienze anche fuori dagli orari di apertura
  • raccogliere i dati dei clienti in maniera più semplice 
  • targettizzare la comunicazione
  • soddisfare le esigenze dei turisti stranieri (e non solo) che apprezzano la prenotazione e il pagamento online

La digitalizzazione diventa quindi un alleato sempre più importante per le cantine.

Esistono diverse soluzioni che permettono una gestione rapida e flessibile delle esperienze, sincronizzando le disponibilità delle cantine con le richieste dei visitatori, risolvendo quindi tutti quei problemi tipici riguardanti l’attività enoturistica.

Tali soluzioni si stanno diffondendo rapidamente tra le cantine italiane, sempre più orientate ad automatizzare e rendere più efficienti attività time-consuming per focalizzarsi su attività che richiedono sempre più attenzione e cura.

Tutto questo per gestire le visite in cantina in maniera più rapida ed efficiente.

Ascolta le testimonianze di alcune cantine virtuose che hanno digitalizzato le loro attività.

Principali vantaggi nella gestione delle prenotazioni online

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la gestione delle attività enoturistiche in cantina

Ma quali sono i vantaggi principali dei sistemi di prenotazione e pagamento online?

  • Risparmio di tempo

Grazie ai sistemi di prenotazione online non dovrai più impiegare il tuo tempo nel rispondere alle telefonate di potenziali clienti interessati alle tue esperienze, né a leggere o rispondere a mail ripetitive. 

Tutti i dettagli saranno presenti nel sistema di prenotazione e, una volta ricevuta la richiesta di prenotazione, l’unica cosa a cui dovrai pensare sarà quella di confermarla o rifiutarla, in pochi secondi, dal tuo calendario.

Inoltre, con il sistema di prenotazione online, non dovrai inserire nessun dato perché il calendario sarà già aggiornato con tutti i dettagli sul cliente e sulla sua prenotazione.

  • Calendario sempre sincronizzato e raggiungibile ovunque

Quanto sarebbe comodo consultare la tua agenda ovunque, anche quando non ti trovi davanti al pc?

Grazie all’opzione “mobile” è possibile. Inoltre, ogni volta che arriva qualche prenotazione, questa sarà automaticamente inviata al tuo calendario che quindi sarà sempre sincronizzato.

  • Prenotazioni 24H/24

Usando questi sistemi automatici, non dovrai più pensare a controllare in continuazione il telefono o le email con la paura di aver perso qualche opportunità. I clienti infatti, potranno prenotare in qualsiasi momento, anche quando sei occupato in altre attività.

Ulteriori vantaggi nel digitalizzare la gestione delle visite in cantina

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effettuare il pagamento online per acquistare vini

  • Eliminazione del problema dei no-show

Lo sapevi che tra il 5% e il 10% di chi prenota telefonicamente o per mail non si presenta in cantina?

Questa problematica può essere facilmente risolvibile grazie ad un sistema di pagamento online (quindi anticipato) e con l’invio di un promemoria (automatico) il giorno prima dell’esperienza.

  • Raccolta dati

Usando dei sistemi di prenotazione e di pagamento online, la raccolta dei dati dei tuoi clienti sarà molto più semplice. Queste informazioni possono essere raccolte in maniera automatica e potranno essere usate per fidelizzare i tuoi clienti tramite comunicazioni e promozioni personalizzate.

Tali sistemi infatti, sono anche delle ottime opportunità per trasformare i tuoi visitatori da occasionali a ricorrenti.

  • Apertura verso un pubblico internazionale

La maggior parte dei turisti stranieri (e sempre più turisti italiani) preferisce pagare online piuttosto che in cantina. Inoltre, avere una vetrina online è un modo per farsi conoscere anche al di fuori dei propri confini territoriali.

Una gestione delle visite efficace ed efficiente

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Anche tu sei stufo di passare ore a prendere le prenotazioni e gestirle, occuparti dei pagamenti in cantina e rapportarti con il problema dei no-show?

Se cerchi un modo per risolvere tutti questi problemi e organizzare al meglio le tue attività, Il Software Divinea Wine Suite può essere la soluzione.

Un sistema unico per gestire le visite in cantina che ti permette di avere un calendario delle esperienze sincronizzato e consultabile ovunque, un’organizzazione efficiente delle prenotazioni e dei pagamenti delle esperienze, una raccolta dei dati dei clienti e un risparmio di tempo notevole.

I vantaggi sono numerosi e puoi sperimentarli ora.

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